Rendre les contenus destinés aux achats faciles à vérifier

La décision de prendre

L'approvisionnement est souvent introduit après qu'un compte a consommé des mois de contenu de produit. L'acheteur découvre ensuite que les informations du fournisseur, les hypothèses de prix et les preuves de sécurité sont dispersées dans les présentations et les fils de courriel. Cela crée des questions répétées et des réponses incohérentes. Le problème de contenu n'est pas simplement une brochure manquante; c'est l'absence d'un pack d'évaluation actuel et traçable des fournisseurs. Différents examinateurs peuvent aussi poser des questions semblables à des fins différentes, de sorte que la disponibilité d'un document ne doit pas être confondue avec l'acceptation de sa réponse.

Bâtir l'approche pratique

Demandez à l'acheteur quels documents d'évaluation et quels examinateurs internes sont requis, puis assemblez un paquet clairement indexé. Inclure la portée commerciale, ce qui est inclus ou facultatif, les responsabilités de mise en oeuvre, les renseignements sur le service et les liens vers des documents de sécurité étayés. Donnez à chaque document un propriétaire, une date de révision et une version. Séparer les documents publics de l'information partagée par un processus contrôlé approprié. L'interprétation du contrat de route et les modalités négociées aux spécialistes commerciaux ou juridiques responsables; le marketing devrait expliquer où trouver de l'information, et non offrir des conseils juridiques. Fournir un registre des questions indiquant la question, le répondant responsable, le lien de preuve et le statut. Établir une source pour les réponses approuvées afin que les ventes ne circulent pas de versions contradictoires. Introduire le pack suffisamment tôt pour que l'approvisionnement puisse identifier les besoins manquants avant que le groupe ne choisisse une solution préférée. Gardez le pack concentré sur la portée réelle de l'achat, car une présentation générale de l'entreprise rend la vérification plus difficile. Créer un registre des exigences qui relie chaque demande d'achat à la section pertinente du document et à un répondant. Distinguer les éléments de preuve manquants, les éléments de preuve examinés et les renseignements acceptés par l'acheteur. Utilisez un petit journal de changement afin que les évaluateurs puissent voir ce qui a changé entre les versions sans relire le paquet entier. Convenir d'une date d'examen avec les propriétaires de l'information du fournisseur et la revoir lorsque la portée de l'achat change. Si un acheteur fournit son propre questionnaire, conservez ses identifiants de questions dans le registre des réponses. Cela permet la sécurité, l'approvisionnement et l'équipe de compte pour discuter du même élément sans compter sur les noms de fichiers ou de mémoire.

Forrester place généralement les ratifiants dans les finances, les achats et les achats. Forrester: Get To Know Your B2B Buying Group.

Le flux de travail pratique

1. Demander les exigences de l'acheteur
2. Index des documents approuvés
3. Propriétaires de dossiers et dates
4. Suivre les questions ouvertes
5. Retraite des versions obsolètes

Comparer les approches

Travail à travers un scénario illustratif

Scénario indicatif : un détaillant évalue le logiciel de planification des effectifs. L'approvisionnement demande la portée du service, les dépendances à l'égard de la mise en oeuvre et les renseignements sur l'évaluation de la sécurité. L'équipe de compte crée un index reliant les documents et les dossiers actuels que l'examinateur de sécurité du détaillant possède. Une question d'exportation de données sans réponse reçoit un répondant technique nommé. Le groupe peut désormais distinguer un élément d'évaluation ouvert d'un document qui n'a simplement pas été localisé. L'ambiguïté est de savoir si la description de service demandée couvre la nouvelle division internationale du détaillant. La trousse est complète pour la portée régionale originale, mais incomplète pour le projet élargi. L'approvisionnement enregistre la nouvelle exigence et demande au propriétaire commercial de vérifier la couverture. Le fournisseur résiste à la correction de l'examen complet simplement parce que tous les documents originaux ont été fournis.

Mesurer si le travail est utile

Mesurer l'exhaustivité du document par rapport aux exigences énoncées par l'acheteur, le temps de réponse aux questions d'évaluation, les demandes répétées causées par des réponses peu claires et les éléments non résolus par le propriétaire. Vérifiez si les fichiers obsolètes sont supprimés de la circulation. Surveiller la durée de l'examen des marchés, parallèlement à l'évolution de la portée et de la disponibilité des examinateurs; un examen plus court ne constitue pas automatiquement une preuve d'un meilleur contenu ou une raison de contourner l'évaluation nécessaire. Définissez l'exhaustivité comme des articles requis par l'acheteur fournis dans le formulaire demandé divisé par tous les articles requis confirmés. Suivre l'acceptation séparément, en utilisant le statut explicite de l'examinateur. Compter les demandes répétées seulement lorsque la même question a été répondue de façon substantielle de façon inadéquate ou qu'on n'a pas pu trouver. Exclure les changements de portée de cette mesure et les déclarer comme de nouvelles exigences afin que l'équipe diagnostique la source correcte de retard.

L'ASC explique explicitement que le CAIQ lui-même est un questionnaire plutôt qu'une certification. Cloud Security Alliance: What Is CAIQ?.

Éviter les points communs de défaillance

Ne traitez pas l'approvisionnement comme un obstacle, assimilez une auto-évaluation à une certification ou à des documents d'étiquette à jour sans examen. Évitez d'envoyer des documents sensibles par des liens illimités. N'inventez jamais de politiques pour remplir un questionnaire. Si des preuves manquent, notez l'écart et laissez l'équipe responsable déterminer la réponse appropriée. Différents acheteurs peuvent exiger différents formats de preuve. La réutilisation d'un paquet fournisseur devrait préserver la cohérence factuelle tout en permettant à l'index de correspondre à leur processus.

Votre prochaine liste de contrôle

• Supplier pack: Assigner les propriétaires de documents. Vérifier la limitation: peut devenir inexistant.
• Registre des questions d'évaluation : Définissez un propriétaire de réponse. Vérifier la limitation : nécessite un entretien actif.
• Examen rapide des achats : Confirmer les preuves requises. Vérifier la limitation : exige la participation de l'acheteur.

Utilisez la comparaison pour choisir une étape suivante délimitée. Consigner la preuve, le propriétaire responsable et la décision de révision avant d'étendre le jeu à des comptes supplémentaires.

Les questions auxquelles ce guide répond